Die Technikbetreuung der Konferenz war ein Erlebnis für sich: Drei Tage, 68 Präsentationen auf zwei Konferenz-Tracks führten zu zwei Videoregien, zwei Tonmischpulten, sechs Kameras, einem Koffer voll Signalkonverter und jeder Menge Kabel. Ganz wichtig die vielen Laptops, ohne die kein Live-Event mehr auskommt. Der große Carl-Zeiss-Saal der Messe Erfurt wurde am zweiten Konferenztag in der Mitte geteilt, dann gab es auf jeder Seite drei Kameras (davon eine PTZ), separaten Ton und eine Videoregie mit allem Zubehör.
Die Tagung wurde vor Ort auf der Messe live aufgenommen und zeitgleich auf zwei Event-Websites gestreamt. Online-Feedback kam via Chatbox und wurde von mitlesenden Kollegen per Mikro in den Saal getragen. Die Regien spielten auch die Präsentationen zu und holten per Konferenzschaltung die Vortragenden auf die große Leinwand, die nicht vor Ort sein konnten. Natürlich konnten dann Moderatoren und Teilnehmer live mit den entfernten Gästen sprechen – man braucht nur korrekte Videorücksignale, genug N-1-Summen und fitte Tontechniker. Wir hatten das alles. Da fiel es fast nicht mehr auf, dass wir am ersten Tag noch die Floormonitore im Signal separierten, um Timer für die Redner einzubauen.
Herzstück des Ganzen waren zwei vMix-Systeme der Messe Erfurt zum Mischen, Streamen, Präsentationen ausspielen und zum Ansteuern von Beamern und Floor-Monitoren. Der Ton wurde separat von den Kollegen der Messe auf der Hausanlage gemacht – in prima Qualität und separat vom vMix. Die Signalzuführung und Verteilung in den beiden Video-Regien war ein Mix aus SDI und HDMI sowie einer NDI-Querverbindung zwischen beiden
Sälen.
Als Streaming-Plattform wurde vimeo eingesetzt. Präsentationen und Remote-Zuschaltungen via Teams und GotoMeeting liefen über separate Laptops, damit ein Assistent den Videomann entlasten konnte. Die Präsentationen wurden über ca. 30 Meter Distanz mit PerfectCue-Systemen angesteuert, die die Lang AG freundlicherweise zur Verfügung gestellt hatte. Als Interkom wurde ein Drahtlos-System von Eartec auf DECT-Basis eingesetzt.
Wie kann so was überhaupt funktionieren? Nur mit Planung, genug Vorlauf und einem tollen Team. Die Vorbereitung fing schon Wochen vorher an; mit Videokonferenzen, E-Mails und Telefonaten zwischen Jürgen Burghardt (FKTG), Klaus Sandig (MCS Thüringen) und Christian Koch (TreeTop Ilmenau). Jürgens Excel-Tabelle war der Dreh-und Angelpunkt, die Technikliste haben Klaus und Christian so lange angepasst und mit den Kollegen der Messe abgeglichen, bis die Detailplanung stand.
Leon Bretschneider und Mathias Schwarze von der Messe Erfurt haben dann in der Woche vor der Tagung die ganze Technik im Saal aufgebaut und getestet. Thorsten Vollrath von der MCS hat die vMix-Systeme konfiguriert und beim Verwalten der 7 Gigabyte Präsentationen den härtesten Job im Team mit Bravour gemeistert. Das war umso spannender, weil wir die schiere Datenmenge der Dateien unterschätzt hatten und darum mit zwei Cloudspeichern parallel hantieren mussten. Trotzdem hier ein Kompliment an die Vortragenden: Fast alle haben den Vorlauf zur Abgabe der Präsentationen eingehalten – ohne diese Kooperation wäre der Stress sehr viel größer gewesen und wir hätten die wenigen „Last Minute Abgaben“ nicht so sicher verarbeiten können. Gewonnen hat unseren inoffiziellen Wettbewerb übrigens Fraunhofer – mit einer einzelnen (!) PowerPoint-Datei von 831 MB Größe.
Bei der Veranstaltung wurden die Kameras von sechs jungen Auszubildenden vom ZDF bedient – ohne viel Vorlauf, dafür nach dem Start engagiert und souverän. Vielen Dank an Euch, wir hoffen, Ihr habt etwas dabei gelernt! An der Videoregie wechselten sich Thorsten Vollrath, Paul Meyer, Christoph Raue und Christian Koch ab. Wir haben dabei gelernt, dass an solch langen Tagen vier Leute gerade so ausreichen, wenn man sich zeitgleich um Orga, Programmänderungen, Präsentationen und Remote-Zuschaltungen kümmern muss. Ab und an muss ja auch jemand ein Getränk holen… Insgesamt ist das Teamwork super gelaufen und das Ergebnis hat überzeugt. Wir konnten die sonst üblichen Kämpfe der Vortragenden gegen die Technik minimieren, was die Veranstaltung flüssiger machte. Die gelegentliche Hektik hinter der Regie kam dabei nur selten bis in den Saal durch. Thorstens Kommentar am letzten Tag: „Jetzt läuft es super, wir können noch zwei Tage weitermachen.“ Ein ganz dickes Danke an alle!
Wie war’s also?
Wie Fernsehen, nur aufregender: Hohe Konzentration, erstaunlich wenig Fehler, reichlich Kaffee. Kaum Zeit in den Pausen, Nachjustieren und Vorbereiten in den Stunden nach dem Programmende. Rock’n’ Roll mit einem tollen Team; anstrengend, aber sehr befriedigend. Also wie immer. Wann machen wir das mal wieder?
